04 Nov

Alias, redirección o buzón de correo

A la hora de configurar las cuentas de correo corporativo de una empresa, hemos de tomar varias decisiones como

¿Cuántas cuentas de correo creamos?

y cada una de ellas ¿la hacemos buzón físico, redirección o alias?

HAY BÁSICAMENTE DOS GRANDES OPCIONES:

1 Que cada empleado tenga una dirección personal física y las corporativas sean virtuales:

Cada persona, un buzón de correo físico tipo ana@midominio.com, berta@midominio.com, carlos@midominio.com, etc.

Si una función corporativa (ej: contabilidad) la lleva una sola persona (ej: Ana) pondremos contabilidad como un ALIAS de ana.

Si una función corporativa (ej: contabildad) la llevan dos o más personas, (EJ: Ana, Berta y Carlos) pondremos contabilidad@midominio.com como una redirección (sin buzón) que se reenviará automáticamente a Ana, a Berta y a Carlos, de forma que cualquiera que escriba a contabilidad@midominio.com lo recibirán los tres.

VENTAJAS: Como cada empleado tiene su buzón, se lo organiza como quiere (con filtros, carpetas por clientes, etc)
INCONVENIENTE: Cuando Ana, Berta o Carlos contestan un correo dirigido a contabilidad, se obligan a poner en copia a los otros dos (si quiere que se enteren de la respuesta), ya que la respuesta es de Ana, se queda grabada en la carpeta “Elementos enviados” de Ana y los otros dos no sabrían que ese correo ya ha sido contestado.

 

2 Direcciones corporativas físicas:

Creamos una dirección del tipo contabilidad@midominio.com como un buzón físico y configuramos clientes de correo tipo IMAP en varios ordenadores (El de Ana, el de Berta y el de Carlos).

De este modo hay un único correo que se gestiona desde tres ordenadores. La ventaja es que cualquiera de ellos puede ver si un correo ha sido respondido y qué es lo que se ha contestado al cliente. Obliga a todos a trabajar con unas reglas comunes (de organización de carpetas).

VENTAJA: Al ser un único buzón, siempre queda constancia de qué ha sido contestado y qué no.
INCONVENIENTE: Al ser un único buzón, si uno de ellos borra un mensaje o lo cambia de sitio afecta a los otros dos. Por lo que si se “pierde” o se “borra” algo, no sabremos quién lo ha hecho ni qué ponía.

2 Esquema mixto:

Se pueden crear ciertas cuentas personales y ciertas direcciones coporativas físicas, de forma que un empleado tendrá dos buzones en su programa de correo: La personal y la corporativa o corporativas que le afecten.